Limana giriş sırasında veya kanal geçişlerinde gemiye alınacak olan Kılavuz Kaptan (Pilot) için, gemiye binmesi ve gemiden inmesi için belirli bir süre önceden pilot mahali hazırlanmalıdır. Yapılan hazırlıkların kontrolü zabit tarafından yapılır ve tüm tedbirlerin alındığından emin olunmalıdır. Pilot mahali SOLAS 1974 Konvansiyonundan belirtilen gerekli önlemler dikkate alınarak hazır olmalıdır.

9 METRE VEYA DAHA AZ BORDA İÇİN DONANIM ÖZELLİKLERİ
En az 32mm çapında siperin 120cm üstünde, bir tarafta 70-80cm arasında el tutamaçları olmalıdır.
Pilot isteğine bağlı olarak,  en az 28mm çapında düğümsüz halat,
En az 180cm boyunda ara basamak olmalıdır.
En fazla 8 basamakta 1 ara (uzun) basamak olmalıdır.
Su seviyesinin üstündeki 5. Basamak, ara (uzun) basamak olmalıdır.
Çarmıh kenar halatları en az 18 mm çapında gemi kenarına karşı destekli basamaklar olmalıdır. 

DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN NOKTALAR
Basamaklar arasında kilit, düğüm, dikiş olmamalıdır.
Çarmıh halatı tek parça olmalıdır.
Basamak uzunluğu en az 40 cm, basamaklar arasındaki mesafe 30-38 cm olmalıdır.
Daha uzun veya kısa olması, Kılavuz Kaptan için tehlike yaratabilir.
Basamaklar birbirlerine paralel olarak yerleştirilmelidir.
Basamakların paralel olmaması, Kılavuz Kaptan için tehlikeli olabilir.
Su seviyesinin üstündeki 5. Basamak ara (uzun) basamak olmalıdır.
Ara(uzun) basamaklar normal basamakların arasında olmamalıdır.
Uzun basamaklar ayrı bir basamak olarak düzenlenmelidir.

Pilot operasyonlarında kolay ulaşabileceğimiz bir yerde ışıklı şamandıralı ve en incesi mevcut olan bir can simidi bulundurulmalıdır. Bu can simidi kontrolü zabit tarafından operasyon öncesi yapılmalıdır.

Pilot operasyonları mutlaka bir zabit tarafından yürütülmeli ve köprü üstüyle devamlı olarak etkin bir haberleşme içerisinde olunmalıdır. Pilot çarmıhı pilotun talebine göre sudan yüksekliği ayarlanmış şekilde olmalıdır. İstenilen yüksekliğe uyulmaması pilotun gemiye emniyetli binişini etkileyebileceği gibi pilot çarmıhının da pilot motoru tarafından hasarlanmasına yol açabilir.

Pilot operasyonu bittikten sonra pilot çarmıhı neta edilmelidir. İki liman arası seyir süresinin uzun olduğu durumlarda pilot çarmıhı başaltında neta edilebilir. Tuzlu su etkilerinden korumak için tatlı suyla yıkanıp neta dilmesi çarmıhın ömrünü uzatmak için etkili bir yöntemdir. Gece yapılan pilot operasyonlarında, pilot çarmıhı mahalinin aydınlatma işlemi köprü üstü search light ile aydınlatılmalıdır. Bu aydınlatma her operasyon öncesi kontrol edilmelidir. Bu operasyonlar riskli operasyonlar olup yapılan hatalar yaralanma ve can kaybına sebep olabileceği gibi çok büyük tazminatlar ödenmesine de yol açabilir.